Tout savoir sur le secrétariat

17 juin 2021

Il y a beaucoup de gens qui rêvent de se lancer à leur propre compte, comme le travail de secrétariat indépendant, mais ils n’agissent jamais car ils ne parviennent pas à se projeter dans la réalité de ce rêve. Et vous, êtes-vous prête à réaliser vos rêves ?

En quoi consiste le travail d’une secrétaire indépendante ?

Une secrétaire indépendante, comme son nom l’indique, est une freelance,  une entrepreneuse ou bien une travailleuse indépendante.

Elle fournit ses services administratifs aux entreprises souhaitant en confier l’administration, généralement en tant que micro-entrepreneur (ex autoentrepreneur), cette procédure est très simple pour se lancer et peu coûteuse. Il n’y a donc pas d’investissements à réaliser. Bref, il s’agit d’une personne qui fait du secrétariat, mais qui n’est pas salariée de l’entreprise. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur le site du CFE (Centre de Formalité ́ des Entreprises) pour vous inscrire en ligne en tant que micro-entrepreneur.

Quelssont les rôles d’une secrétaire indépendante ?

La secrétaire indépendante effectue des tâches liées à l’administration classique de l’entreprise. Elle fournit aux TPE les mêmes tâches administratives qu’une secrétaire salariée peut effectuer ; des personnes qui ne peuvent être embauchées en raison d’une charge de travail trop faible ou de coûts élevés.

Ses missions vont de la prise en charge de simples tâches administratives : ouverture de mails, classement de dossiers, télésecrétaires et tâches de saisie de données à des tâches administratives classiques telles que la gestion des achats, les factures, le recouvrement de créances, la gestion comptable ou encore un appui supplémentaire à la gestion des ressources humaines. Elle peut également répondre à d’autres besoins exprimés par le chef d’entreprise, remplissant ainsi le rôle d’un véritable assistant polyvalent.

Quels sont les outils de la secrétaire indépendante ?

Les outils utilisés par les secrétaires à distance varient d’un indépendant à l’autre. De manière générale, elles utilisent des ordinateurs avec des packs Office pour rédiger des lettres, des appels téléphoniques et des logiciels de base tels que Word et Excel pour répondre aux besoins d’assistance administrative les plus simples.

Quant au réseau Aadprox, elles se tournent vers l’innovation digitale. Sa plateforme est accessible via des supports numériques et de simples connexions Internet, permettant à ses Aadproxes d’accéder à tous leurs outils (ERP, packages bureautiques, agendas, etc.) à tout moment et en tout lieu. Par ailleurs, les chefs d’entreprise qui ont recours aux services d’assistance administrative bénéficient également de ces outils numériques.

Bon à savoir

Externalisation, sachez qu’il existe d’autres possibilités, comme la création d’une société personnelle ou d’une société commerciale (EURL, SARL, SAS, SASU, SA).

Toutes ces formes ont des avantages et des inconvénients. C’est pourquoi il est important d’avoir une escorte et des conseils professionnels afin de bien les arbitrer et de ne pas se tromper dans votre choix.

Lorsque vous démarrez un secrétariat externalisé indépendant, le plus difficile est de pouvoir développer votre portefeuille d’investissement, bref de trouver des chefs d’entreprise qui pourraient avoir besoin d’externaliser leur administration. Cependant, la recherche est souvent compliquée.

La relation de confiance s’établit progressivement, du premier contact, rendez-vous téléphonique ou physique, jusqu’à l’établissement d’un devis et la réalisation des travaux demandés. La qualité des prestations fournies passe également par le respect de la confidentialité des éléments qui vous sont confiés. Par conséquent, il est important de montrer des critiques positives et de bonnes références.

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